- 5 minuten
Het nut van een succesvolle ERP-implementatie voor je webshop
Automatisering is vandaag meer dan ooit de sleutel tot een succesvol en rendabel online verhaal. Om deze automatisering aan te sturen is er in elk bedrijf een centrale software nodig die een groot deel van de dagelijkse taken in geen tijd overneemt. In vele gevallen is dit het ERP of Enterprise Resource Planning systeem, met bekende merken als Business Central, SAP, Exact of het Belgische Odoo. Om dit mogelijk te maken start alles wel bij een feilloze implementatie van je eigen data en integratie met je kanalen. En daar weten we wel raad mee.
Wat is een ERP?
Het ERP is de onmisbare ruggengraat van moderne bedrijven, waardoor een breed scala aan bedrijfsprocessen wordt geïntegreerd en geoptimaliseerd. Of het nu gaat om financiën, productie, supply chain, verkoop, inkoop of andere essentiële processen, een ERP-systeem fungeert als een krachtig centraal zenuwstelsel dat alle operationele aspecten van jouw organisatie verbindt en harmoniseert. Hierdoor kun je niet alleen je interne processen stroomlijnen, maar ook de samenwerking tussen verschillende afdelingen bevorderen en de algehele efficiëntie verbeteren.
Waarom een ERP-integratie?
Waarom zou je jouw ERP-systeem precies willen koppelen met andere systemen? Het antwoord daarop is eenvoudig: om de efficiëntie en effectiviteit van jouw bedrijfsprocessen te maximaliseren. Neem even je bestellingen als voorbeeld. Deze komen vandaag de dag vanuit verschillende kanalen: je webshop, marktplaatsen, klanten die zelf via je B2B portaal bestellen of vertegenwoordigers die op de baan gaan. Elk van deze orders, willen we op een zo eenvoudig mogelijke manier afgehandeld zien. En daar komt de integratie met het ERP om de hoek kijken.
Hoe verloopt het ERP-integratieproces?
Het hele proces kan ingewikkeld overkomen wanneer je niet weet hoe eraan te beginnen. Bij ons verloopt dit meestal als volgt:
- Om een ERP integratie uit te voeren bekijken we eerst de volledige flow van je bedrijf en stemmen we af met je ERP partner. Op die manier hebben we een goed beeld van wat we kunnen automatiseren en welke functionaliteiten reeds beschikbaar zijn in het ERP.
- De volledige flows brengen we in kaart, waarna we bepalen welke data (orders, klanten, trackingcodes, facturen, … ) er van het ene systeem naar het andere moet gaan.
- Op dezelfde manier bekijken we ook het volledige ordersysteem. Op basis van je wensen en noden, kiezen we bijvoorbeeld of we orders van marktplaatsen en het B2B-platform eerst in de webshop laten terechtkomen en zo naar het ERP versturen, of dat we deze ook rechtstreeks met het ERP verbinden.
- Ook op vlak van boekhouding is het belangrijk om te weten wat de precieze verwachtingen zijn. Wil je particuliere klanten op één e-commerce klant boeken in het ERP om zo vervuiling van de data in het ERP tegen te gaan? Of wil je ook elke particuliere klant in het ERP bijhouden om bijvoorbeeld getrouwheidsacties via een offline punt mogelijk te maken? Op basis van jouw antwoorden zoeken we samen naar de allerbeste oplossing op maat.
- Daarnaast houden we ook rekening met alle wettelijke voorschriften, zoals de nieuwe wetgeving rond btw-aangiftes. Het zijn maar enkele van de vele zaken waarbij we met een connectie richting ERP rekening mee moeten houden zodat manueel werk een ding van het verleden wordt.
- Zodra de verschillende connecties goedgekeurd zijn door zowel de klant als de ERP-partner starten we met de ontwikkeling. Op basis van de beschikbare of eventuele extra te ontwikkelen connectiepunten (API’s, webservices, …) van het ERP sturen we de data door vanuit de webshop en alle andere kanalen. Zo is de automatisering van alle processen een feit.
Soorten ERP software integratie
Voordat je een succesvolle ERP-implementatie kunt uitvoeren, is het cruciaal om te weten welke soort integratie je moet doen. Vier soorten ERP-integraties springen daarbij in het oog:
- E-commerce
Verbind je ERP met je e-commerce winkel (bv. Shopify) om gegevens te verzamelen over je klanten en direct bestellingen te verwerken. - PIM-ERP-integratie
Door een koppeling met een Product Information Management systeem ontstaat een voortdurende stroom van SKU-gegevens. Vanuit het ERP worden ruwe productgegevens verrijkt in PIM, voordat ze naar de e-commerce of andere kanalen worden verstuurd. Op die manier heb je één centraal punt waar foto’s, productteksten,... opgeslagen blijven. Een typevoorbeeld is Plytix, dat een standaard connector heeft met Shopify maar ook met verschillende marktplaatsen. Op die manier staan je productdata overal goed met slechts 1 enkele aanpassing. - Integratie met ERP voor bedrijfsintelligentie
Je business intelligence (BI)-software helpt je om actiegerichte beslissingen te nemen voor je bedrijf, doelen te stellen voor het volgende jaar en nieuwe markten aan te boren. ERP software integratie helpt je team om betere beslissingen te nemen door hen vlot toegang te geven tot meer waardevolle gegevens. - Marketing ERP-integratie
Je marketingsoftware helpt je om prospects te werven en ze om te zetten in nieuwe klanten, of om bestaande klanten herhaalaankopen te laten doen. Met een geïntegreerd ERP-systeem heeft je marketingteam toegang tot kritieke gegevens om effectiever de markt op te gaan, wat leidt tot meer verkoop en inkomsten. Denk hierbij aan e-mail automatisering via bijvoorbeeld Klaviyo
Uitdagingen bij het maken van koppelingen/integraties
Ondanks de vele voordelen van ERP-integratie, kunnen er uitdagingen optreden bij het tot stand brengen van deze koppelingen:
- Complexiteit
De integratie van verschillende systemen kan complex zijn en vereist diepgaande kennis en ervaring, vooral wanneer er aangepaste configuraties en complexe bedrijfsprocessen bij betrokken zijn. Om hierbij te helpen, lopen de betrokken specialisten vaak tijdelijk mee in je bedrijf om alles goed in kaart te kunnen brengen. - Gegevensconsistentie
Gegevens moeten nauwkeurig gemapt en vervolgens gesynchroniseerd worden tussen de verschillende systemen om inconsistenties en fouten te voorkomen. - Beveiliging
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat gegevens veilig worden uitgewisseld tussen systemen en dat de juiste beveiligingsmaatregelen zijn genomen om ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie te voorkomen.
Begin vandaag nog met je ERP-software-integratie
Kortom, een ERP-systeem vormt de solide basis waarop moderne bedrijven kunnen bouwen.Of je nu een kleine start-up bent die net begint te bloeien of een gevestigde organisatie die klaar is om naar het volgende niveau te gaan, een goed geïmplementeerd ERP-systeem kan jouw bedrijf de kracht geven om te gedijen in een concurrerende wereld.
