Shopify (Plus) connectie met Microsoft Business Central & Microsoft Dynamics

Als je repetitieve handelingen wil verminderen of vermijden, is het automatiseren van je webshop met een externe software het antwoord. Naast de interne werking van een Shopify of Shopify Plus webshop, kan je ook een extern systeem connecteren dat een groot verschil kan maken in vervelende taken en een grote werkingskost door zulke handelingen te automatiseren. Denk maar aan PIM, ERP of WMS systemen, want ze zijn meer dan enkel een afkorting. Aan de hand van een externe software kan je automatisch orders, voorraad, verzendingen, facturen, productinformatie en meer van en naar je webshop sturen.

Door jarenlange ervaring en als één van de enige officiële Shopify en Shopify Plus partners in België, is Esign uitermate geschikt voor het ontwerpen, bouwen en connecteren van webshops. Er bestaan tal van ERP systemen waarmee koppelingen mogelijk zijn, het is dan ook belangrijk om te weten welke koppelingen met ERP bestaan. Een ERP systeem waar we vaak connecties mee maken voor onze klanten, is Microsoft Dynamics 365 Business Central, voordien ook bekend als Navision of Microsoft Dynamics NAV. Benieuwd hoe dat werkt in de praktijk? We bekijken even een aantal vragen en tips voor het opzetten van een goede, stabiele synchronisatie.

Wil jij ook een connectie maken?

Veelgestelde vragen over externe softwareconnecties

Moet ik Shopify Plus gebruiken om een ERP te connecteren?

Nee hoor! Het is perfect mogelijk om een connectie te ontwikkelen tussen de standaard versies van Shopify en Microsoft Business Central of Microsoft Dynamics NAV. We verkiezen Shopify Plus omdat het meer vrijheid, controle en opties geeft zoals extra API mogelijkheden, meerdere webshops en een volledig B2B luik.
Is er een standaard oplossing om Microsoft Business Central te connecteren met Shopify en Shopify Plus?

Ja, maar eigenlijk ook nee.

Er bestaat een standaard connector die beschikbaar is in de Microsoft Business Central store. Deze is enkel toegankelijk voor Microsoft Business Central en niet voor Microsoft Dynamics. Om de connector te gebruiken, moet je de Dynamics 365 Business Central Shopify app installeren zodat de connector gelinkt wordt aan je store. Uit de ervaring die we hebben met deze standaard connector kunnen we met zekerheid zeggen dat we in veel gevallen deze maar deels kunnen gebruiken. In zo goed als alle gevallen bevat een ERP op maat gemaakte onderdelen om zo goed mogelijk te passen bij het bedrijf en de doelstellingen. In de praktijk wil dat zeggen dat deze onderdelen niet altijd één op één worden overgenomen via de standaard connector, maar dit hoeft geen probleem te zijn. In sommige gevallen gebruiken we de standaard connector voor bijvoorbeeld het doorsturen van orders, maar ontwikkelen we een eigen connector voor het opbouwen van de producten.

Voor Microsoft Dynamics is er geen standaard connector, maar ook dat hoeft geen probleem te zijn. We maken in deze gevallen zelf een connector die als private app in je appstore zit. Zo heb je telkens een op maat gemaakte oplossing.
Hoe ontwikkel je een eigen connector?

Shopify werkt met officiële Shopify Apps die je kan vinden in de Shopify App Store, natuurlijk. Daar kan je ook een aantal apps vinden die wij ontwikkeld hebben voor klanten zoals MyParcel, PostNL, Polyglot en meer. Naast publieke apps, kan je ook private apps ontwikkelen. Deze private apps zijn enkel beschikbaar in je eigen store en worden op je eigen hosting geplaatst, niet toegankelijk voor anderen. Het is via deze private apps dat we een connector ontwikkelen, want dan kan je deze ook makkelijk verplaatsen. Voor één van onze klanten hebben we de connectie zo ontwikkeld , dat we deze ondertussen al snel en eenvoudig naar meer dan 6 stores verplaatst hebben. Hiermee worden de orders van elke Shopify webshop automatisch mee opgenomen in het ERP systeem.
Wat dan met B2B verkopen?

Voor B2B verkopen kijken we wel enkel richting Shopify Plus. Er zijn omwegen en maatwerkoplossingen om een soort B2B-optie ook in de standaardversie van Shopify te creëren, maar dat raden we sterk af. Als je een B2B-shop wilt starten, is het belangrijk om in te zetten op de gebruikservaring en prijslijst flexibiliteit. En B2B is te belangrijk om hier half werk voor te leveren. Door de B2B module van Shopify Plus te connecteren met Microsoft Business Central of Microsoft Dynamics bestaat de mogelijkheid om klanten en prijslijsten te synchroniseren. Zo kan een bedrijf inloggen en meteen de juiste prijzen zien. Ook facturen en offline bestellingen kunnen gesynchroniseerd worden door onze connector waardoor de B2B klant zijn bestellingen kan raadplegen in zijn Shopify Plus account.

Belangrijke aandachtspunten tijdens de zoektocht naar een Shopify Connector partner

Hoeveel koppelingen heeft de Shopify of Shopify Plus partner al gemaakt?

Iedereen kan de standaard connector terugvinden, maar pas wanneer je deze al een paar keer hebt opgebouwd weet je waar de mogelijkheden zitten en waar maatwerk nodig zal zijn.
Is je Shopify partner ook een Shopify Plus partner?

Als Shopify partner heb je niet per definitie ook ervaring met het bouwen van Shopify Plus store. Wanneer je het label van Shopify Plus partner krijgt, wordt je als het ware beloond voor de ervaring die je hebt opgedaan in de ontwikkeling van Shopify stores. Let wel, dit staat los van de ervaring met het ontwikkelen van connecties.
Heeft de partner ervaring met private en/of public apps?

Public apps worden grondig en op constante basis door Shopify zelf gecontroleerd. Daarom kan je vrij zeker zijn dat als een partner ervaring heeft met public apps deze ook private apps kan ontwikkelen om zo maatwerk te voorzien in je connector of je store.
Wat zijn de meest voorkomende problemen?

De Shopify API is zo ontwikkeld dat deze data wenst te ontvangen op een specifieke manier, maar door maatwerk in het ERP is dit niet altijd direct beschikbaar. Waar het verschilt, is vaak hetzelfde. Een partner met ervaring zal deze verschillen zelf naar boven halen. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende types orders zoals draft orders en online orders, maar ook eventueel orders op marktplaatsen die hun eigen eigenschappen hebben.
Kies een goede Microsoft Business Central partner?

Het opzetten van een automatisatie tussen Shopify of Shopify Plus en Microsoft Business Central is teamwork. Tijdens onze analyse fase gaan we steeds eerst aan tafel zitten met de Microsoft Business Central integrator om een grondig synchronisatieschema uit te werken. Zelf hebben we al meerdere succesvolle projecten volbracht met Christiaens als ERP partner. Zij hebben ervaring met zowel Microsoft Business Central als met de koppeling met Shopify en Shopify Plus.

Het proces van een connectie tussen Shopify (Plus) en Microsoft Business Central & Microsoft Dynamics

Technische Analyse

Alles start met een grondige analyse. Tijdens onze technische analyse gaan we kijken wat het doel is van de connector. Gaat het bijvoorbeeld over enkel over B2C of ook B2B? We kijken ook naar de volledige werking. Zo kan de opbouw van de producten, het kortingsysteem of het boeken van de verzendingen in de Microsoft Business Central iets anders opgebouwd zijn dan in Shopify. Hier moeten we natuurlijk rekening mee houden. Daarnaast gaan we hierin ook de andere systemen opnemen, zoals een PIM. Daarom is het ook hier van belang om te kijken welke data waar zal zitten.
Workshop & technisch schema

Met de technische analyse in de handen, zitten we samen met de ERP integrator voor een workshop. We overlopen de setup als Microsoft Business Central of Microsoft Dynamics al opgezet is. Als dat nog niet het geval is, bekijken we wat de ideale setup is voor het ERP. Afhankelijk van het belang van online verkoop, proberen we zoveel mogelijk gebruik te maken van de standaard connector. Het doel van zo’n workshop is een technisch schema opstellen dat de volledige flow bevat van wat naar waar gesynchroniseerd zal worden.
Ontwikkeling Connector

Met het technische schema kunnen onze developers aan de slag. Afhankelijk van de gemaakte keuzes gaan ze starten met de standaard connector van Microsoft Business Central. Daar zullen ze dan de nodige extra zaken aan toevoegen aan de hand van een eigen connector.
Testing

De testing zit steeds verbonden aan een development omgeving in Microsoft Business Central. Op die manier kunnen we eenvoudig gaan kijken of alle orders, stock, productinfo, … goed gesynchroniseerd worden.
Live & Dupliceren

Indien de connector grondig getest is, gaan we deze koppelen aan de live omgeving van Microsoft Business Central en in de live Shopify of Shopify Plus webshop plaatsen. Indien er meerdere Shopify webshops zijn opgebouwd, kunnen we nu de private app eenvoudig plaatsen in de verschillende webshops.

Waarom een PIM-systeem kiezen?

Een aantal van onze klanten gebruikt hun ERP niet om productinformatie te bewaren. Hier zijn allerlei verschillende beweegredenen voor, maar de voornaamste is dat een PIM-systeem voor Shopify, Product Information Management systeem, een tool is dat specifiek voor dat doel ontwikkeld is. In veel gevallen maakt een PIM het eenvoudiger om productdata aan te vullen en beschikbaar te maken voor externe systemen. Wij zijn partner van Plytix, een PIM software dat we al meermaals gebruikt hebben. We kunnen Plytix koppelen met Microsoft Business Central en je webshops zodat een nieuw product automatisch aangemaakt kan worden in al je Shopify en Shopify Plus stores. Als je nieuwe producten toevoegt, kan Plytix de informatie synchroniseren en het proces versimpelen.